Pengantar Manajemen

BAB I
KONSEP DASAR MANAJEMEN


A. ORGANISASI DAN MANAJEMEN
1. Pengertian Organisasi
Pekerjaan manajer tidak lepas tidak lepas dari institusi yang terkenal dengan nama organisasi .
Apa itu organisasi ? rganisasi adalah sekeelompok orang yang berkerjasama untuk mencapai suatu tujuan. Organisasi ini terdapat dimana-mana. Ada organisasi yang bersifat bisnis (mencari keuntungan) seperti perusahan-perusahaan, ada organaisasi yang mendorong kegiatan sosial, bahkan ada organisasi yag bertujuan mengkordinasi negara-negara.Terkordinasi adalah dua orang yang bekerja sama tentunya memerlukan kordinasi. Misal, Dalam kegiatan sosial, Saudara melakukan pembagian kerja ( pada organisasi militer, organisaasi kemasyarakatan, organisasi profit
2. Manfaat organisasi
Kenapa orgaanisasi diperlukan ? Pencapaian tujuan akan lebih fektif apabila dilakukan bersama .Dengan organisasi pencapaian tujuan dapat menjadi lebih efektif Contoh-contoh organisasi dapat dilihat dengan mudah.
Secara spesifik organisasi bisa memberikan manfaat sebagai berikut :
a. Organisasi melayani masyarakat
Kita dapat melihat banyak organisasi yang membuat kehidupan menjadi lebih baik ,seperti: Polisi membuat kehidupn lebih aman> Organisasi pendidikan atau keagamaan mam dan masyarakan menjadi cerdas. bahkan membuat kehidupan lebih tentram. Demikan npula halnya pada organisasi perusahaan (organisai profit) melayani masyarakan khususnya dalam bidang barang dan jasa yag orientasinya adalah peningkatan kesejahteraan masyarakat.
b. Organisasi mencapaia tujuan
Bagaimana organisasi mencapai tujuan dengan fektif .....
c. Organisasi memberi karir
d. Organisasi memelihara ilmu pengetahuan

3. Komponen –Komponen Pengorganisasian.
Pengorganisasian adalah membuat perencanaan yang mempermudah pencapaian tujuan dan memperjelas arah. Karena kita mempunyai hasrat alami terhadap makna dan tujuan, kita selalu melakukan pengorganisasian. Kita selalu melakukan pengaturn terhadap orang, kertas, benda-benda,fisik , ruang dan waktu kita secara runtut untuk meraih sesuatu atau mencapai suatu tempat tertentu, dan dalam proses tersebut kita menjadi bermakna bagi diri kita sendiri dan juga bagi orang lain
Pengorganisasian adalah bagian dari telic alami kita.
Sebagai orang modern pada industry, kita mencapai tujuan dan arah dalam hidup kita dengan menyusun kemabali 5 unsur pokok sebagai berikut:
• Orang (diri kita sendiri dan juga orang lain)
• “Kertas” ( segala sesuatu yang menghadirkan atau menyebarkan informasi)
• Benda-benda fisik
• Ruang
• Waktu (yang benar-benar menjadi Prioritas
Mengorganisir orang berkaitan dengan tindakan membuat rencana untuk megembangkan dan mempengaruhi diri dan orang lain guna mencapai tujuan yang diinginkan. Pembahasan manajemen waktu klasik berkenanan dengan masalah penundaan, pedelegasian, gangguan dan pertemuan yang efektif yang sebenarnya berasal dari keterlibaab secara terus menerus dengan mengorganisir orang.
Mengorganisir “kertas” berhubungan dengan tindaan membuat perencanaan untuk menyiman dan mendapatkan kembali informasi.Masing-masing potongan kertas yang anda jumpai dalam hidup anda –cek gaji, kartu, dry clening, pengumuman diskon 15 % untuk minggu ini pada penjualan barang sepeda motar merek Yamaha Mio. Mengorganisir “kertas “ bagi kebanyakan orang melalui dua langkah :
1) Kita memutuskaan apa yng kita simpan
2) Kita memmtuskan dimana kita menyimpannya
Pertama, mengorganisir keras menakup tindakan memilih bagian-bagian kertaas yang mana yaknigugus informasi
Kedua, mengorganisir kertas mencakup tindakan menentukan system menyimpan informasi yang kiranya saya perlukan dan system mendapatkannya kembali ketika saya perlu.
Pepatah Organisasi “ Orang dan obyek, ruang dan waktu saling berhubungan .Jika Anda ingin mengubah pengaturan yang satu dan tidak bisa, ubahlah pengaturan yang lainnya itu akan membantu.
Dimana Ada Organisasi, Disamna ada Pengorganisasian.
Setiap orang melakukan pengorganisasian, tetapi beberapa system organaisasi berfungsi dan beberapa yang lainya tidak. Sistem organisasi yang berfungsi akan menghasilkan “ keteraturan” pengaturan itu membuat bermakna. Untuk membuat pengaturan menjadi bermakna, pengaturan itu haruslah dihubungkan dengan kepercayaan, nilai dan tujuan kita. Pengaturan itu haruslah membantu kita untuk mendapatkan keyakinan kemana kita akan pergi
Mengorganisir Orang
Pengaturan orang ( diri saya dan orang lain) berfungsi ketika menyiapkan:
1) Peringatan yang jelas tentang tujuan saya yakni apa yang ingin saya capai
2) Motivator khusus atau pnghargaan untuk memberikan petunjuk secara terus menerus bagi tindakan saya untuk mencapai tujuan
Maka, tidak berfungsinya pengorganisasian orang muncul karena :
1) Tidak jelas tentang apa yang ingin saya capai
2) Tidak ada yang mengingatkan atau tidak cukup untuk mengingatkan saya apa yang ingin saya capai
3) Kurangnya system penghargaan yang berkesinambungan yang memotivasi saya untuk mencapai apa yang hendak saya capai.
4) Memiliki sistem penghargaan tetapi tidak ada tindakan yang dapat dilakukan untuk mencapai penghargaan tersebut.
Mengorganisir Kertas.
Sebuah system untuk menorganisir kertas berfungsi tindakan itu menyediakan:
1) Petunjuk yang jelas tentang informasi yang penting berdasarkan nilai dan tujuan saya
2) Sitem yang efektif untuk menyimpan informasi yang diperlukan dan menemukaan kembali informasi yang diperlukan tersebut.

4. Kaitan Antar Organisasi dengan Manajer

1. Manajemen erat kaitannya dengan konsep organisasi. Menurut Griffin (2002), organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama dalam struktur dan koordinasi tertentu dalam mencapai serangkaian tujuan tertentu.
Berbagai organisasi memiliki tujuan yang berbeda – beda, tergantung pada jenis organisasinya. Griffin juga mengemukakan bahwa paling tidak organisasi memiliki berbagai sumber daya, seperti sumber daya manusia (human resources), sumber daya alam (natural resources), sumber daya dana (financial resources) atau keuangan (funds), serta sumber daya informasi (information resources).
Pengertian Manajemen.
Manajemen berasal dari kata “to manage” artinya mengatur. Pengaturan dilakukan melalui proses untuk mewujudkan tujuang “mengatur” maka timbul beberapa pertanyaan bagi kita :

1. apa yang diatur ?
2. kenapa harus diatur ?
3. siapa yang mengatur ?
4. bagaimana mengatur ?
5. dimana harus diatur ?

Tegasnya pengaturan hanya dapat dilakukan di dalam suatu organsasi (wadah/tempat), sebab dalam wadah (organisasi) inilah tempat kerja sama, proses manajemen, pembagian kerja, delegation of authority, koordinasi, integrasi dilakukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Manajemen secara pengertian sebagaimana dikemukakan oleh Parker Follet (1997) adalah seni dalam meyelesaikan sesuatu melalui orang lain. (Manajemen is the art of getting things done though people)
Apa yang harus diselesaikan ?
Segala sesuatu yang perlu dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan tertentu. Contoh Organisasi bisnis diantara tujuan organisasi bisnis adalah meraih profit. Kegiatan-kegiatan yang biasanya dilakaukan oleh sebuah organissi bisnis dianataranya addalah kegiatan produksi.


Sedangkan defenisi manajemen menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan – tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sarana – sarana yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber – sumber lainnya yang terkait
Berdasarkan pengertian diatas, maka daya organisasi v dapat disimpulkan bahwa manajemen pada dasarnya merupakan seni atau proses dalam menyelesaikan sesuatu dengan pencapaian tujuan. Dalam penyelesaian akan sesuatu tersebut, terdapat tiga faktor yang terlihat.
1. Adanya penggunaan sumber daya organisasi, baik sumber manausia, maupun faktor-faktor lainnya. Atau sebagaimana meneurut Griffin sumber daya tersebut meliputi sumber daya manusia, suber daya alam, sumber daya keuangan sertaainformasi.
2. Adanaya proses yang bertahap mulai perencanaan, pengorganisasian pengrahan dan pengimplementasian, hingga pengendalaian dan pengawasan.
3. Adanaya seni dalam menyelesaikan pekerjaan.
Peran Manajemen dalam organisasi ; Efektif dan Eefisien
Mengapa manajemen diperlukan ? agar tujuan dari organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien. Dua kata yang semakin penting sekarang ini. Dengan kata lain prestasi manajer diukur dari efektifitas dan efisiensi pencapaian tujuan organisasi.
Efektif menurut Peter F. Drucker adalah, “mengerjakan pekerjaan yang benar” sedangkan efisien adalah “ mengerjakan pekerjaan dengan benar”
Manajemen diperlukan sebagai upaya agar kegiatan bisnis dapat berjalan secara efektif dan efisien, maka manajemen perlu dijelaskan berdasarkan fungsi – fungsinya atau dikenal sebagai fungsi manajemen (managerial functions).

1. Manajemen Secara Fungsional dan Operasional
Fungsi – fungsi Manajemen
Fungsi manajemen adalah serangkaian yang dijalankan dalam manajemen berdasarkan fungsinya masing – masing dan mengikuti satu tahapan tertentu dalam pelaksanaannya.
Sebagaimana diterangkan oleh Nickels, Mc Hugh and Mc Hugh (1997( terdapat 4 (empat) fungsi yaitu :
1. Perencanaan ayau planning
Yaitu proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan dan penentuan strategic dan taktik yang tepat mewujudkan target dan tujuan organisasi. Kecenderungan itu misalnya bagaimana merencanakan bisnis yang mampu bersaing dalam persaingan global dan lain sebagainya
2. Pengorganisasian atau organizing
Yaitu proses menyangkut bagamana strategi taktik yang dirumuskan dalam perencanaan di desain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, system dan organisasi yang kondusif dan bisa memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi bisa bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi.
3. Pengimplementasian atau directing
Yaitu proses implementasi program agar bisa dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi.
4. Pengendalian/pengawasan atau controlling
Yaitu proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan bisa berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi didalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.
Kegiatan – kegiatan dalam fungsi manajemen
Fungsi manajemen menurut Nickels, Mc Hugh maka beberapa kegiatan yang terkait dengan sikap fungsi manajemen adalah sebagai berikut :
a. Fungsi perencanaan (planning)
- menetapkan tujuan dan target bisnis
- merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut
- menentukan sumber - sumber daya yang diperlukan
- menetapkan standar/indicator keberhasilan dalam pencapaian tujuan
b. Fungsi pengorganisasi (organizing)
- mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas dan menetapkan prosedur yang diperlukan
- menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab
- kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia / tenaga kerja
- kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat
c. Fungsi pengimplementasian
- mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan dan pemberian motivasi kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan.
- Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan
- Menjelaskan kebijakan yang diterapkan
d. Fungsi pengawasan
- mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indicator yang telah ditetapkan
- mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan
- melakukan berbagai alternative solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis

2. Fungsi Operasional dari Manajemen
Fungsi – fungsi manajemen yang dijalankan menurut tahapan tertentu akan sangat berbeda – beda jika didasarkan pada fungsi operasionalnya. Secara operasional fungsi perencanaan (planning) untuk sumber daya manusia akan sangat berbeda dengan fungsi perencanaan untuk sumber daya fisik/alam.
a. Perencanaan / planning
Definisi perencanaan adalah suatu proses penetapan tujuan (setting objektifitas) yang akan dicapai dan pemutusan strategi dan taktik untuk mencapainya. Merencanakan berarti mengupayakan penggunaan :
- Sumber daya manusia (human resource)
- Sumber daya alam (natural resource)\
- Sumber daya lainnya (other resource)
b. Pengorganisasian / organizing
pengorganisasian ialah kata dasar organisasi. Definisi pengorganisasian adalah sekelompok orang yang secara terkoordinasi bekerjasama/berinteraksi melalui pembagian kerja dan fungsi dalam mencapai tujuan bersama.
Pengorganisasian mengandung tiga elemen utama yaitu :
- orang / sekelompok orang
- interaksi dan kerja sama yang diatur dalam struktur organisasi
- tujuan bersama
3. pengarah / leading
tujuan pengarah yang ingin dicapai pada setiap system perusahaan maupun organisasi adalah sebagai berikut :
- menjamin komunitas perencanaan
- membudayakan prosedur standar
- menghindari kemungkinan yang tak berarti
- membina disiplin kerja
- membina motivasi yang terarah
4. controlling / pengawasan
controlling/pengawasan ialah pengawasan merupakan proses pengamanan dari seluruh kegiatan organisasi guna lebih menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Ada beberapa proses dasar daripada pengawasan yaitu ;
- penentuan standar hasil kerja
- pengukuran hasil pekerjaan
- koreksi terhadap penyimpanan yang mungkin terjadi

Fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan bagi organisasi politik akan berbeda dengan organisasi bisnis maupun organisasi sosial. Manajemen organisasi bisnis dapat dibedakan secara garis besar menjadi fungsi – fungsi sebagai berikut ;
a. manajemen sumber daya manusia
b. manajemen produksi
c. manajemen pemasaran
d. manajamen keuangan

a) Manajemen sumber daya manusia
Manajemen sumber daya manusia adalah pencapaian manajemen berdasarkan fungsinya untuk memperoleh sumber daya manusia yang terbaik bagi bisnis yang kita jalankan dan bagaimana sumber daya manusia yang terbaik tersebut dapat dipelihara dengan kualitas pekerjaan yang senantiasa dilakukan dalam dunia bisnis

b. Manajemen produksi
Definisi manajemen produksi menurut Agus Ashari merupakan proses kegiatan untuk mengadakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dari produksi dan proses produksi.
Sedangkan menurut Sukanto, “merupakan usaha mengelola dengan cara optimal terhadap factor produksi atau sumber seperti manusia, tenaga kerja, mesin dan bahan baku yang ada”.
Tujuan manajemen produksi atau mengatur produksi barang dan jasa dalam jumlah, kualitas, harga, waktu serta tempat tertentu sesuai dengan kebutuhan.

c. Manajemen pemasaran
Manajemen pemasaran terjadi bilamana setidak – tidaknya salah satu pihak dalam pertukaran potensial mempertimbangkan sasaran dari sarana untuk memperoleh tanggapan yang diinginkan dari pihak lain.
Manajemen pemasaran adalah proses dan pelaksanaan konsepsi, penetapan harga, promosi, dan distribusi gagasan, barang dan jasa untuk menghasilkan pertukaran yang memenuhi sarana perorangan dan organisasi.
Manajemen pemasaran diartikan sebagai :
- analisis
- perencanaan
- implementasi
- pengendalian
- bahwa ia mencakup gagasan barang dan jasa
sasaran dari fungsi pemasaran ;
- menarik pelanggan baru
- menjanjikan nilai superior
- mempertahankan pelangggan yang sudah ada dengan memberikan kepuasan yang pada akhirnya mampu memperoleh laba atas kepuasan pelanggan

d. Manajemen keuangan
Manajemen keuangan adalah suatu kegiatan perencanaan, penganggaran, pemeriksaan, pengelolaan, pengendalian, pencarian dan penyimpanan dana yang dimiliki oleh organisasi atau perusahaan.

Fungsi – fungsi manajemen keuangan ;
- perencanaan keuangan
- penganggaran keuangan
- pengelolaan keuangan
- pencarian keuangan
- penyimpanan keuangan
- pengendalian keuangan
- pemeriksaan keuangan
Tugas pokok manajemen keuangan ;
- mendapatkan dana perusahaan
- menggunakan dana perusahaan
- membagi laba / keuntungan perusahaan
Tujuan manajemen keuangan ;
Untuk mengelola dana perusahaan pada suatu perusahaan secara umum adalah untuk memaksimalkan nilai perusahaan. Dengan demikian apabila suatu saat perusahaan dijual maka harganya dapat ditetapkan setinggi mungkin.
e. Manajemen informasi
Manajemen informasi adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha memastikan bahwa bisnis yang dijalankan tetap mampu untuk terus bertahan dalam jangka panjang.
Tugas daripada manajemen informasi adalah untuk menyediakan seluruh informasi yang terkait dengan kegiatan perusahaan baik informasi eksternal yang dapat mendorong kegiatan bisnis yang dijalankan tetap mampu beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di tengah masyarakat yang menggunakan teknologi informasi. Contohnya; computer, televise, radio, dll.


I. Kaitan Antara Organisasi dengan Manajer

Manajemen dapat didefinisikan melalui banyak cara . Mary Follet, salah satu tokoh ilmu manajemen, mendefinisikan manajemen sebagai “ seni” mencapai sesuatu melalui orang lain “ (The art of getting thins done through the others)
Secara universal Manajemen didefiniskan sebagai berikut:
Mnajemen adalah proses merencanakan, mengorganisir, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi dengan menggunakan sumber daya manusia.
Definisi tersebut mencakup beberaapa kata/ pengertian kunci yaitu:
1. Proses yang merupakan kegiatan yang direncanakan.
2. Kegiatan merencanakan, mengorganisir, mengarahkan dan mengendalikan yang disebut sebagai fungsi manajemen.
3. Tujuan organisasi yang ingin dicapai melalui aktivitas tersebut
4. Sumber daya organisasi yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut

Bagan 1.
Kaitan Antara Manajemen dengan Organisasi
Siapa manajer ? manajer didefinisikan sebagai orang yang melakukan kegiatan manajemen atau kegiatan proses manajemen. Kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalaian disebut sebagai proses manajemen, yang akan dibicarakan pada bagian berikutnya. Sumberdaya atau input apa yang digunakan oleh manajer . Input tersebut diperoleh dari lingkungan dan dapat dikelompokkan menjadi input sumberdaya manusia ( human resources atau HR ) fisik, keuangan, dan informas. Beberapa contoh yang dapat digunakan oleh organisasi dapat dilihat pad table ini:




Tabel 1 Contuh Input



No Organisasi HR Keuangan Fisik Informasi

1


2
Universitas


Perusahaan



Staf

Kakryawan
Karyawan
Banatuan

Donasi,SPP
Profil
Modal
Kertas

Mobil
BahanBaku
Mesin
Publikasi
Pemerintah
Penelitian
Forecast
penjualan
Informasi
persaingan



Manajemen menginginkan tujuan tercapai dengan efektif dan efisien.
Efisien adalah kemampuan menggunakan sumber daya dengan benar, tidak membuang-buang sumber daya yang tidak perlu. Dalam bahasa sehari-hari kita sering mendengar perusahaan ingin melakukan efisiensi dengan memangkas biaya-biaya yang tidak perlu penghematan dilancarkan disemua lapis perusahaan.
Efisensi akan jelas bila dikaitkan dengan konsep perbandingan output –input output merupakan hasil atau keluaran suatu organisasi dan input merujpakan sumberdayaa yang digunakan untuk untuk menghasilkan out put tersebut . Organisasi yang efisien akan berusaha memaksimalkan rasio output /Input. Sebaliknya kalau rasio output/input semakin rendah perusahaan semakin tidak efisien.
Efektivitas adalah mengerjakan sesuatu yang benar. Suatu perusahaan barangkali efisien tetapi tidak efektif. Misal Pperusahaan Mobil Amerika Serikat th 1970-an memproduksi mobil dengan ukuran besar. Merekaa barangkali bias mengerakan dengan efisien tetapi tdak efektif, karena permintaan terhadap mobil kecil, yang hemat energy semakin banyak keuntungan, Efektivitas banyak berkaitan denganpencapaian tujuan Efektivitas akan menentukan kelangsungan organisasi perusahaan harus efektif lebih dulu ( mengerjakan sesuatu yang benar ) baru kemudian berusaha mencapai efisiensi ( mengerjakan dengan benar)
J. Proses Manajemen

Pada dasarnya manajemen mempunyai empat kerangka




















Perencanaan ( Planning)
Perencanaan berarti kegiatan menetapkan menetapkan tujuan organisasi dan memilih cara yang terbaik untuk mencapai tujuan tersebut. Pengambilan keputusan merupakan bagian dari perencanaan yang berarti menentukan atau memilih alternative pencapaian tujuan dari beberapa alternative yang ada.Perencanaan diperlukan untuk mengarahkan kegiatan organisasiLangkahpertama, rencana ditetapkan ontuk organisasi secara keseluruhan.
Beberapa manfaat perencanaan adalah (1) mengarahkan kegiatan organisasimeliputi penggunaan sumberdaya manusia dan penggnaannya.(2) menetapkan konsistensi kegiatan anggota organisasi agar sesuai dengan tujuan orgaisasi dan ( 3) memonitor tujuan organisasiuai.
Pengorganisasian ( Organizing dan staffing)
Pengorganisasian dapat diartikan sebagai kegiatan mengkordinir sumberdaya, tugas, dan otoritasdiantara anggota organaisasi agar tujuan orgnisasi dapat dicapai dengan efektif da efisien. Sebagai contoh perusahaan kebanyakan diorganisir berdasarkan fungsi pokok perusahaan keuangan, produksi, admnistrasi dan personalia.
Contoh Bagan Organisasi





























Struktur semacam ini barangkali tidak tepat apabila diterapkan di organisasi universitas, meskipun Univeritas memproduksi barang ( meskipun memproduksi” sarjana atau penelitian) Universitas akn lebih tepat apabila dikelompokkan kedalam akultas-fakultas yang masing- masing dipimpimpin oleh Dekan-Dekan bertanggung jawab kepada Rektor. Staff pengajar betanggung jawab pada Dekan.
Contoh Bagan Organisasi dengan Nama :